💫 Doel: Maximaliseer de auto-completion van jouw VSME-datapunten door alle relevante documenten die u beschikbaar heeft te uploaden.
Hieronder sommen we de meest voorkomende en relevante documenttypes op die u kunt aanleveren. Hoe meer relevante documenten u uploadt, hoe vollediger en nauwkeuriger de vooringevulde VSME-gegevenspunten zullen zijn.
Let op welke documenten u uploadt. Het toevoegen van irrelevante bestanden of meerdere versies van hetzelfde bestand kan leiden tot suboptimale resultaten, waardoor er meer handmatig werk nodig is om uw VSME-rapport te vervolledigen en te valideren.
Geaccepteerde bestandsformaten zijn:
💡 Opmerking: Dit is een complete lijst, u beschikt mogelijk niet over alle vermelde documenten, en dat is prima. Vetgedrukt staan de belangrijkste prioriteitsinputs, het absolute minimum dat nodig is voor een VSME-rapport.
| Relevant domein | Documenttypes | Doel | Prioriteit |
|---|---|---|---|
| Algemeen | Jaarverslag (Interne Jaarrekening & Directieverslag) | Jaarlijkse financiële overzichten inclusief het directieverslag, met balans, resultatenrekening en (indien van toepassing) duurzaamheids- of governancesecties. | Verplicht |
| Algemeen | Bedrijfs- en duurzaamheidsstrategie | Beschrijft hoe het bedrijf waarde creëert, kernactiviteiten, klantsegmenten en hoe duurzaamheid is geïntegreerd. Moet duurzaamheidsdoelen, beleid en transitieplannen bevatten die zijn afgestemd op het Nederlands/EU-klimaatbeleid. | Indien beschikbaar |
| Algemeen | Uitgebreide lijst van locaties, inclusief fysieke adressen | Identificeer alle kantoren, magazijnen, fabrieken en andere locaties in Nederland (en het buitenland), met geolocatie en relatie tot omgevingsrisico. | Verplicht |
| Algemeen, M | Risicobeheerbeleid | Identificatie, beoordeling en beheersing van risico's (milieu, sociaal, governance). (Kan verwijzen naar vereisten uit het Burgerlijk Wetboek en governance-codes.) | Indien beschikbaar |
| Algemeen, M | Intern beleid, maatregelen en doelstellingen | HR-beleid, gezondheids- en veiligheidsregels, gedragscode, klokkenluidersbeleid, gegevensbescherming (AVG/GDPR), diversiteits- en inclusiebeleid. | Indien beschikbaar |
| Algemeen, M | Vergunningen en milieurapporten (Wet Milieubeheer, omgevingsvergunningen) | Omgevingsvergunningen, emissiegegevens en rapporten op grond van de Wet milieubeheer. | Verplicht, indien van toepassing |
| M | Duurzaamheidscertificaten of -keurmerken | Bijv. ISO 14001, CO2-Prestatieladder, B-Corp, EU Ecolabel, MVO-keurmerken. | Indien beschikbaar |
| M | Carbon footprint-rapporten | Broeikasgassen Scope 1 & 2 (en Scope 3 indien beschikbaar). Vaak opgesteld via de CO2-Prestatieladder-methodologie of andere sectorprotocollen. | Indien beschikbaar |
| M | Elektriciteitsrekeningen, indien footprint niet berekend | Bron voor Scope 1 & 2 COâ‚‚-berekeningen; gegevens over hernieuwbare vs. niet-hernieuwbare elektriciteit. | Verplicht, indien van toepassing |
| M | Waterrekeningen | Gegevens over watergebruik, lozing en verbruik. | Indien beschikbaar |
| M | Klimaatgerelateerde gevaren & risico's | Geïdentificeerde klimaatrisico's (overstromingen, hittestress, zeespiegelstijging, enz.) en mitigatiemaatregelen. Gebruik de Nationale Klimaatadaptatiestrategie als referentie. | Indien beschikbaar |
| M | EPC (Energieprestatiecontracten) | Energieprestatiecertificaten voor gebouwen/locaties. | Indien beschikbaar |
| M | Afvalregister / Milieulogs | Gegevens over afvalvolumes en verwerkingsmethoden. Gebruik het Landelijk Meldpunt Afvalstoffenregister (LMA) voor rapportage. | Verplicht, indien van toepassing |
| S | Personeelsoverzicht / HR-gegevens | Samenstelling van het personeelsbestand: aantal medewerkers, contractvormen (vast/tijdelijk, voltijd/deeltijd), verloop, ziekteverzuim, opleidingsuren, genderverdeling, diversiteitsgegevens. Ondernemingsraad (OR): heeft recht op informatie over personeelsbeleid, diversiteit, arbeidsomstandigheden, enz. CBS & UWV-rapportages. | Verplicht |
| S | Ondernemingsraad (OR)-rapport: medewerkers-, gezondheids- en veiligheidsinformatie | Deze rapporten bevatten relevante HR-gerelateerde informatie. Het gegenereerde rapport is idealiter afgestemd op de rapportageperiode van het VSME-rapport (en ingesteld als gemiddelde over de periode of de stand aan het einde van de rapportageperiode). | Indien beschikbaar |
| S | UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) of CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek) | Werkgevers zijn verplicht loongegevens, arbeidscontracten, ziekte- en werkloosheidsgerelateerde gegevens aan het UWV te rapporteren (bijv. via de maandelijkse loonaangifte). Sommige bedrijven hebben rapportageverplichtingen aan het CBS (bijv. over personeelsaantallen, lonen, ziekteverzuim, productie, energiegebruik). | Indien beschikbaar |
| S | Informatie over loonkloof | HR- of salarisadministratiegegevens voor analyse van de genderloonkloof. Nederlandse bedrijven zijn wettelijk niet verplicht om de loonkloof te rapporteren — maar EU-wetgeving zal dit veranderen: bedrijven met ≥250 medewerkers → rapportage start in 2027; bedrijven met 100–249 medewerkers → rapportage start in 2031. | Indien beschikbaar |
| S | Gezondheid & veiligheid: Arbodienst-rapporten & RI&E: Risico-Inventarisatie & Evaluatie | Verplichte risico-inventarisatie op het gebied van arbeidsgezondheid en -veiligheid. Kan worden ondersteund door externe aanbieders (ArboNed, Arbo Unie, enz.). | Verplicht, indien van toepassing |
| S | Interne en leveranciersauditrapporten | Om naleving van ESG-beleid en duurzaamheidscriteria bij leveranciers te beoordelen. | Indien beschikbaar |
| G | Veroordelingen | Overzicht van juridische veroordelingen of sancties (intern via juridische/compliance-afdeling of extern: sancties of boetes zijn te raadplegen op de websites van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Autoriteit Consument & Markt (ACM), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) en de Inspectie SZW (Nederlandse Arbeidsinspectie)). | Verplicht, indien van toepassing |